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Content SORT - Data Room Virtual (Gestión Documental)

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Data Room Virtual - Content Sort

La aplicación de DataRoom Virtual facilita la gestión y distribución de toda la documentación de una empresa.


Permite la organización de los documentos dentro de Proyectos y Carpetas con control total del acceso a la documentación en 2 ámbitos:


  • Derechos de acceso o visualización de los documentos
  • Derechos de gestión (Alta, Edición, Eliminación e Histórico) sobre los documentos y Carpetas/Proyectos según el perfil del usuario.

Funcionalidad:

- Estructuración de la Documentación en Proyectos y Carpetas

 El DataRoom Virtual le permite una fácil organización lógica de la documentación gracias a una estructura jerárquica de árbol con un primer nivel de Proyectos, y dentro las Carpetas y Documentos al estilo de las carpetas de Windows, sin restricción de profundidad ni estructura.

 - Sistema de Single Sign On (SSO)

 El Sistema de SSO le ahorra el esfuerzo de mantener una duplicidad de los usuarios de su empresa y los del DataRoom, ya que los usuarios de su dominio serán reconocidos y actualizados automáticamente por el SSO, sin necesidad de cumplimentar un formulario de login.

Esto se traduce en que no tendrá que Crear/Modificar/Eliminar en el DataRoom los usuarios de su empresa, ni tampoco gestionar sus contraseñas, obteniendo por tanto una ganancia considerable en la seguridad y mantenimiento de su aplicación.

Screenshot del Data Room Virtual

 - Gestión global de usuarios integrado con Content SORT

 Los usuarios pueden ser gestionados en permisos, rol de usuario y datos personales dentro de la aplicación. Puede crear tanto usuarios Externos como Internos a su empresa en el ámbito global del DataRoom, o directamente dentro del ámbito de la Documentación accesible por cada usuario. Por motivos de seguridad, la información de carácter personal de los usuarios Internos es modificable únicamente por un administrador LDAP.

De la misma manera que los usuarios de la aplicación DataRoom pueden ser los mismos usuarios de su empresa, configurando sus Roles y mediante asignación a Grupos estará dotándole del acceso a la propia gestión de contenidos Content-SORT.


La configuración estándar de los roles de usuarios es:

- Super-administradores

- Administradores

- Jefes de Proyecto

- Usuarios de Gestión

- Usuarios de Consulta

 - Gestión de Grupos de Seguridad

 Las personas suelen agruparse por el Departamento al que pertenecen, y también por los privilegios o accesibilidad a la documentación. El Data Room le permite hacer cualquier agrupación lógica de usuarios para otorgar permisos y accesos. A estas agrupaciones se les denomina Grupos de Seguridad, y luego sus permisos son gestionados de forma diferenciada según cada Proyecto.

  - Gestión de versiones (Histórico) de la documentación

Cada actualización de un documento genera una nueva versión en su Histórico. La versión vigente del documento es la conocida por todos los usuarios, y versiones históricas son accesibles para aquellos usuarios con derechos.

 - Catalogación Múltiple de la documentación

 Además de las características propias del documento (ruta, nombre, idioma, etc…) el Data Room permite clasificarlos por etiquetas, sin tener que haber pre-cargado los tipos de clasificación. Es un método de catalogación muy abierto y funcional.

 - Fácil distribución y Descarga

 Cuando hacen falta descargarse una serie de documentos, resulta engorroso ir uno a uno y hacer la descarga manual. En el Data Room Virtual, desde cualquier listado se pueden seleccionar un conjunto de documentos y descargarlos como Zip o enviarlos por e-mail.

 - Potentes herramientas de búsqueda de la documentación

Cualquier característica y catalogaciones de los documentos puede usarse para filtrar sus búsquedas. El Data Room dispone en todo momento de un buscador libre sobre cualquier coincidencia con la palabra(s) clave(s) que usted desea buscar.

Y también tiene un buscador avanzado que puede usarse en combinación con la búsqueda libre, para afinar los resultados de búsqueda.

 - Gestión global de Permisos

 La gestión de permisos suele ser siempre el punto más crítico de cualquier Gestor de Documentación al estar estrechamente relacionado con la seguridad y acceso a los documentos.

Los permisos se inician con la definición de los Roles de Usuarios, que conforman el conjunto de acciones posibles sobre la documentación accesible.

Con los Grupos de seguridad, reúne a un grupo de usuarios que tienen un acceso similar a la documentación.

Los grupos de seguridad se utilizan entonces para asignar en bloque permisos a los Proyectos, Carpetas y Documentos. Aunque también se pueden asignar permisos individualizados a usuarios.

Versión del documento descargado, descarga originales …

 - Sistemas de alertas

El Data Room está preparado para enviar alertas por e-mail ante cualquier evento que se produzca dentro de él, en la documentación o en los usuarios.

Las alertas más comúnmente utilizadas son las de cambio del Rol de un usuario, y cuando cambia la versión vigente de un documento.

 - Suscripciones a la Documentación

Al igual que los nuevos sistemas de Publicación de Noticias incorporan el sistema de suscripción por RSS, el Data Room permite suscribirse a cualquier Proyecto o Carpeta para estar al tanto de las Novedades en sus documentos y eligiendo el usuario la periocidad de la suscripción (diaria, semanal o mensual)

 - Bandejas de entrada personalizadas y amigables para cada usuario … con las últimas Novedades

Cualquier usuario que ingresa al Data Room Virtual, inmediatamente se le presenta el árbol diferenciando visualmente las carpetas dónde se han producido cambios desde la sesión anterior, o existen documentos que no han sido nunca abiertos por el usuario de la sesión.

Data Room Virtual - Content Sort 

- Accesos rápidos a la documentación

A través de carpetas virtuales que representan las fechas de creación de los documentos, el usuario con un simple click accede a dichos documentos dentro de un proyecto.

 - Aplicación de Carga masiva

Permite enviar un directorio de un PC,  con sus subdirectorios y ficheros, a la estructura del Data Room.

 - Generación automática de formatos distribuibles de la Documentación

 Para los documentos Microsoft Office ©  no es necesario tener que generar una versión en PDF para luego distribuirla, el Data Room Virtual convierte automáticamente los documentos Office al formato PDF.

- Marcas de agua

El conversor a PDF permite incluir marcas de agua en los documentos para preservar la confidencialidad de la información.


Y toda la potencia del motor de
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